12/03/2024

C&W Logistics kan je helpen bij de transitie naar PEPPOL

C&W Logistics is naast leverancier van logistieke software ook al 10 jaar actief als EDI-provider. Maar wist je dat wij ook al 2 jaar een PEPPOL Access Point zijn?

En wist je ook dat het vanaf 1 januari 2026 wettelijk verplicht wordt al je B2B facturen via PEPPOL te versturen en te ontvangen?

C&W Logistics kan je dus helpen bij de transitie naar elektronische facturatie.

Wacht niet langer, contacteer ons nu, zodat deze omschakeling vlot kan verlopen.

Wat is EDI = Electronic Data Interchange?

EDI is een manier om handelsdocumenten zoals bestelbonnen, leverbonnen en facturen elektronisch/digitaal uit te wisselen tussen software van handelspartners. Digitaal wil zeggen dat deze handelsdocumenten door de softwarepakketten automatisch geïnterpreteerd en verwerkt kunnen worden. Door digitaal te werken i.p.v. met papieren of pdf-documenten, kan er sneller, goedkoper en foutlozer gewerkt worden.

Omdat elk softwarepakket een eigen taal spreekt, bestaan er EDI-standaarden die voor een gemeenschappelijke taal zorgen. Zo'n EDI-standaard beschrijft hoe het formaat van zo'n handelsdocument er moet uitzien. Het formaat bestaat enerzijds uit semantiek die vastlegt wat de betekenis is van de gegevens die inhoudelijk in het document moeten voorkomen. Anderzijds legt het ook de syntax (bv. xml) vast of de vorm hoe die gegevens voorgesteld moeten worden.

Als EDI-provider zorgen wij enerzijds voor de vertaling van een digitaal handelsdocument tussen een eigen intern formaat en een standaardformaat. Anderzijds verzorgen wij ook het verzenden en/of ontvangen van die elektrische handelshandelsdocumenten van of naar de handelspartner.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL is al enkele jaren in opmars in België. Oorspronkelijk was het enkel relevant voor overheidsleveranciers. Overheden verplichten leveranciers al enkele jaren PEPPOL-BIS-facturen (standaardformaat) via het PEPPOL-netwerk te versturen. De verplichting bestaat dus al langer voor B2G-facturen.

Op 1 februari 2024 keurde de Belgische Kamer het wetsontwerp goed waarin staat dat vanaf 1 januari 2026 die verplichting uitgebreid wordt naar B2B-facturen die bedrijven uitwisselen.

Dat die B2B-facturen in PEPPOL-formaat moeten uitgewisseld worden, staat in artikel 3, § 2bis 2° van het wetsontwerp:

"De in het eerste lid bedoelde facturen beantwoorden aan de door de Koning vastgelegde normen inzake semantiek, syntaxis en wijze van overdracht."

Hoewel dit Koninklijk Besluit nog niet bestaat, is de memorie van toelichting hierover heel duidelijk:

"Zoals voorzien in artikel 53, § 2bis, eerste lid, nieuw, van het Wetboek, zullen de gestructureerde elektronische facturen in een bepaald, bij koninklijk besluit vast te leggen, formaat moeten worden uitgereikt [(…)]. Zoals hoger aangegeven is het de bedoeling om het PEPPOL-BIS-formaat als standaardformaat naar voor te schuiven."

Wat als je al EDI-facturen in een ander standaardformaat uitwisselt?

Binnen sommige sectoren wisselen bedrijven al tientallen jaren elektronische handelsdocumenten uit. Ze gebruiken hiervoor standaarden die door sectorale standaarden organisaties, zoals bv. GS1 voor de retailsector of Odette voor de automobielsector, worden beheerd. Het was lang onduidelijk of er een uitzondering zou komen en die bedrijven na 1 januari 2026 ook hun bestaande elektronische facturen verder zouden mogen gebruiken.

Maar ook hier is artikel 3 van het wetontwerp duidelijk over eventuele afwijkingen van het PEPPOL-formaat:

“De in het eerste lid bedoelde belastingplichtige die gehouden is tot het uitreiken van een gestructureerde elektronische factuur mag van die normen afwijken mits akkoord tussen de betrokken partijen en op voorwaarde dat hij de Europese semantische en syntactische normen EN 16931-1 en CEN/TS 16931-2 in acht neemt.”

Handelspartners kunnen dus onderling afspreken een ander formaat te gebruiken, MAAR:

• Inhoudelijk of semantisch moeten alle gegevens aanwezig zijn zoals vastgelegd in de Europese Norm over de elektronische factuur

• Vormelijk of syntactisch moet een syntax gebruikt worden zoals vastgelegd in de Technische Specificatie die bij die Europese Norm hoort.

Je zou voor elk sectoraal formaat een analyse kunnen maken of inhoudelijk alle gegevens voorkomen zoals in de Europese Norm vastgelegd is. Maar dat heeft weinig zin als het formaat een andere syntax heeft dan UN/CEFACT XML of UBL die beiden op XML gebaseerd zijn. M.a.w. formaten die op EDIFACT gebaseerd zijn, zijn niet toegelaten als uitzondering.

En laat dit nu net de syntax zijn die in het verleden en het heden nog steeds het meest gebruikt wordt …

Maar laat ons duidelijk zijn; zelfs al zou er nog door lobbywerk een wijziging komen voor bepaalde sectoren; PEPPOL is de toekomst. Want elk bedrijf heeft immers heel wat handelsrelaties met bedrijven uit andere sectoren. Voor die transacties kunnen sectorale formaten toch niet gebruikt worden.  Een intersectoraal formaat zoals PEPPOL dringt zich dus op …